Günümüzde işletmelerin kullandığı Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) ile ilgili en sık sorulan sorulardan biri, Z raporlarının tek tek mi kaydedilmesi gerektiği, yoksa ay sonunda tek bir fiş ile mi kayıt altına alınabileceğidir. Bu yazımızda, Vergi Usul Kanunu ve ilgili tebliğler doğrultusunda konuyu ele alacağız.
Z Raporu Nedir?
Z raporu, işletmelerin her iş günü sonunda oluşturması gereken bir mali rapordur. Bu rapor, gün içinde yapılan tüm satışları ve KDV tutarlarını içerir ve muhasebeleştirme sürecinin temel unsurlarından biridir.
Z Raporları Tek Tek mi, Yoksa Ay Sonunda Tek Bir Kayıt ile mi İşlenmeli?
Vergi Usul Kanunu’nun 172. ve 219. maddelerine göre, işletmeler ticari işlemlerini düzenli olarak muhasebeleştirmekle yükümlüdür. Bu bağlamda:
-Z raporlarının her gün sonunda alınması ve ayrı ayrı defter kaydına geçirilmesi zorunludur.
-Ay sonunda tek bir fiş ile tüm Z raporlarını topluca kaydetmek mevzuata uygun değildir.
-Her bir yazar kasa veya pos cihazından alınan Z raporlarının ayrı yevmiye maddesi şeklinde deftere işlenmesi gerekmektedir.
Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) ve Elektronik Kayıtlar
Teknolojinin gelişmesiyle birlikte Yeni Nesil ÖKC’ler, işletmelere elektronik ortamda kayıt tutma imkânı sağlamaktadır. Vergi Usul Kanunu’na göre:
-YN ÖKC kullanan işletmeler, Z raporlarını kâğıt olarak muhafaza etmek zorunda değildir.
-Elektronik ortamda saklanan Z raporlarına cihazın mali hafıza kayıtları üzerinden ulaşılabilir.
-Bu kayıtlar, gerektiğinde denetim amaçlı yetkililere sunulmalıdır.
Z Raporlarının Muhasebeleştirilmesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
-Günlük Kayıt Zorunluluğu: Z raporları, Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak her gün kaydedilmelidir. On günden fazla geciktirilen kayıtlar uygun kabul edilmez.
-Yevmiye Defteri Kayıtları: İşletmeler, her pos cihazı ve yazar kasa için ayrı kayıt tutmalıdır.
-Denetim Süreçleri: Vergi incelemeleri sırasında, işletmelerin elektronik veya fiziksel kayıtlarını eksiksiz sunması beklenir.
Sonuç: Z Raporlarının Doğru Şekilde Muhasebeleştirilmesi
Vergi yükümlülüklerini yerine getirmek için işletmelerin her günün sonunda Z raporlarını ayrı ayrı kaydetmesi gerekmektedir. Ay sonu tek bir fiş ile kayıt işlemi yapılamaz. Ancak Yeni Nesil ÖKC kullanan işletmeler, kâğıt çıktı almak zorunda olmadan, elektronik ortamda saklanan kayıtları kullanabilir.
Muhasebe işlemlerinizin yasal mevzuata uygun olması için bir mali müşavir ile görüşmeniz faydalı olacaktır.
ÖRNEK ÖZELGE
T.C.
HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI
İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı
Gelir Kanunları Usul Grup Müdürlüğü
Sayı : 11395140-105[VUK1-20466]-34419 14.01.2021
Konu: Z raporlarının tek tek kaydı yerine ay sonunda tek fiş ile defter kaydı yapılıp yapılmayacağı.
İlgi : 17/01/2017 tarih ve … evrak kayıt numaralı özelge talep formunuz.
İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda; yeni nesil poslarla birlikte 1 şubeye ait 8 adet pos cihazınızın bulunduğunu, her pos cihazının Z raporu numarası ile ayrı ayrı kayıt yapıldığını belirterek bunun yerine 1 seri nolu pos cihazına ait Z raporlarının (satış tutarının) ay sonlarında tek fiş yapılıp kayıtlara alınıp alınamayacağı hususunda Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir.
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 172 nci maddesinde, defter tutma mecburiyeti bulunan gerçek ve tüzel kişiler sayılmış olup, Kanunun;
– 174 üncü maddesinde, defterlerin hesap dönemi itibariyle tutulacağı, kayıtların her hesap döneminde kapatılacağı ve ertesi dönem başında yeniden açılacağı, hesap döneminin normal olarak takvim yılı olduğu,
– 183 üncü maddesinde ise yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi icap eden muamelelerin tarih sırasıyla ve madde halinde tertipli olarak yazıldığı defter olduğu, yevmiye defterinin ciltli ve sahifeleri müteselsil sıra numaralı olacağı
hüküm altına alınmıştır.
Ayrıca, anılan Kanunun 219 uncu maddesinde, “Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki:
a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.
b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesine cevaz vermez.
c) Günlük kasa, günlük perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir.” hükümlerine yer verilmiştir.
Buna göre, gün sonunda her bir yazar kasadan ayrı ayrı alınan “Z” raporlarının, Vergi Usul Kanununda belirtilen süreler içerisinde ayrı bir yevmiye maddesi olacak şekilde, defterlere kaydedilmesi mümkün bulunmakta olup bu raporların (satış tutarının) ay sonlarında tek fiş ile defterlere kaydedilmesi mümkün değildir.
Diğer taraftan, mezkur Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde, Maliye Bakanlığının, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu şekilde tutulacak defter ve kayıtların kopyalarının Maliye Bakanlığında veya muhafaza etmekle görevlendireceği kurumlarda saklanması zorunluluğu getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Bu kapsamda, 426 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin (2) numaralı bölümünün son paragrafıyla, Vergi Usul Kanunun mükerrer 257 nci maddesiyle Bakanlığımıza tanınan yetkiye istinaden, satışı yapılan malları aynen veya işlendikten sonra satışını yapanlar dışındaki kimselere satan veya aynı kimselere hizmet veren birinci ve ikinci sınıf tüccarlara (perakende teslimde bulunan veya hizmet ifa eden) Vergi Usul Kanununa göre fatura vermek zorunda olmadıkları mal satışları veya hizmet ifalarının belgelendirilmesinde (6/12/1984 tarihli ve 3100 sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanuna göre kullanmak zorunda oldukları ödeme kaydedici cihazların yerine) “Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazları” kullanma mecburiyeti getirilmiştir.
Ayrıca, 450 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde “… Bilindiği üzere, 3100 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca ödeme kaydedici cihaz kullanan mükellefler, bu cihazları kullanmak suretiyle satış yaptıkları her iş gününün sonunda, cihazlarında “Z” raporunu oluşturmak, kağıda basmak ve işletmede muhafaza etmek zorundadırlar. Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda da “Z” raporu oluşturma zorunluluğu devam etmekle birlikte, söz konusu raporlar yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda elektronik ortamda muhafaza edildiğinden bu cihazları kullanan mükelleflerin “Z” raporlarını ayrıca kâğıda basmak ve bu şekilde muhafaza etme zorunluluğu kaldırılmıştır.” açıklaması yer almaktadır.
Bunun yanı sıra, YN ÖKC uygulamasına yönelik Başkanlığımızca hazırlanan Teknik Kılavuz 1- 2’nin 3. Mali Hafıza başlıklı bölümünde, “… h) Mali hafızalar yukarıdaki hususlara ilaveten aşağıdaki bilgileri de ihtiva etmelidir:
1) Mali sembol, firma kodu ve cihaz sicil numarası
2) Cihazın kullanıldığı tarih itibariyle gerçekleştirilen her bir satış fişinin üzerinde yer alan toplam ve KDV tutarlarının birikimli (kümülatif) toplamları (Bilgiler satış fişinin düzenlendiği anda kümülatif olarak mali hafızaya kaydedilecektir.)
3) Günlük “Z” raporlarının tarih ve sayısı (Kaç numaralı “Z” olduğu) ile gün içinde gerçekleştirilen toplam satış ve toplam KDV tahsilâtı 4) Cihazın kullanılmaya başlandığı günden “Z” raporunun alındığı güne” kadar (“Z” raporunun alındığı gün dâhil olmak üzere) toplam satış ve toplam KDV tahsilâtı
5) Gün içerisinde kesilen toplam fiş sayısı” açıklaması yer almaktadır.
Dolayısıyla, YN ÖKC’ler de Z raporlarının kağıda basma zorunluluğu kaldırılmış olup, cihazın kullanılmaya başladığı tarihten, son güne kadar geçmiş dönem bilgilerine ÖKC Mali Hafıza raporlarından ulaşmak teknik olarak mümkün bulunmaktadır.
…
TAVSİYE EDİLEN İLAVE VİDEO VE BLOG İÇERİKLER
Kaynak: GİB Özelge
Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
