Defter Tasdiki
1. Kâğıt ortamında tutulan defterlerin tasdiki
1.1. Tasdik zorunluluğu olan defterler
Mükelleflerin tutmak zorunda olduğu defterlerden bazıları tasdik zorunluluğu olan defterler olup, bu defterler tasdiksiz olarak kullanılamaz.
● Yevmiye defteri,
● Envanter defteri,
● İşletme defteri,
● Çiftçi işletme defteri,
● İmalat defteri,
● Nakliyat vergisi defteri,
● Yabancı nakliyat kurumlarının hâsılat defteri,
● Serbest meslek kazanç defteri,
● Damga vergisi defteri,
● Vergi Usul Kanunu ile uygun görülen hallerde yukarıda yazılı olan defterlerin yerine kullanılacak olan defterler, tasdike tabidir.
VUK hükümlerine göre tutulması zorunlu olan Defter-i Kebir’in tasdiki zorunlu değildir.
1.2. Tasdik makamı
● Defter tasdiki iş yerinin bulunduğu, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlarca yapılır.
● Menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliğince tasdik edilir.
● Defterler, anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluş aşamasında şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili müdürlüğünce tasdik edilir.
Elektronik ortamda tutulan defterlerin noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlarca, ticaret sicili müdürlüklerince veya borsa komiserliklerince tasdik zorunluluğu yoktur.
1.3. Defterlerin tasdik zamanları
● Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı
yıldan önce gelen son ayda,
● Hesap dönemleri Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
● İşe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce,
● Vergimuafiyetikalkanlarmuaflıktançıkmatarihindenbaşlayarak on gün içinde,
● Defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya zorunlu olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,
● Defterlerini ertesi yıl da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Hazine ve Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde,
tasdik ettirmek/ tasdiki yeniletmek zorundadırlar.
2. Elektronik olarak tutulan defterlerde tasdik
2.1. Berat ve onay
Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında yer alan yetki kapsamında Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca müştereken belirlenen usul, esas ve süreler dahilinde elektronik ortamda tutulan defterler için berat alınması, elektronik ortamda tutulan diğer defterlerin ise Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen usul, esas ve süreler dahilinde onaylanması Vergi Usul Kanunu uygulamasında tasdik hükmündedir.
Berat ve onayın belirlenen usul, esas ve süreler dahilinde alınmaması veya yapılmaması durumunda defterler tasdik ettirilmemiş sayılır.
2.2. e-Defter tutma sürecinde berat onayı
e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.
Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat onay işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.
2.3. Defter-Beyan Sisteminde onay
Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı Kanunda öngörülen tasdik hükmündedir. Defterlere Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı da yapılır.
2.4. Defter-Beyan Sisteminde onay zamanları
Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı Kanunda öngörülen tasdik hükmündedir.
Defterlere, ait oldukları takvim yılına ilişkin gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken ayı izleyen ikinci ayın sonuna kadar, Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.
Defter Tutma Hükümlerine Uyulmaması Durumunda Uygulanacak Diğer Yaptırımlar
Genel olarak ceza uygulaması
● Tutulması mecburi olan defterlerden herhangi birini tutmayan
mükelleflere, birinci derece usulsüzlük cezası kesilir.
● Vergi Usul Kanununun kayıt kurallarına ait hükümlerine uymayan mükelleflere, birinci derece usulsüzlük cezası kesilir.
● Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması (Kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılır.), birinci derece usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirmektedir.
Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin, yasal süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmış olması, ikinci derece usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirmektedir.
Yukarıda yer alan usulsüzlük fiilleri re’sen takdiri gerektirirse, usulsüzlük cezaları iki kat olarak uygulanır.
e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
Defter-Beyan Sistemi veya Elektronik Beyanname Sisteminde sorumluluk ve ceza uygulaması
Sistemlerin dışında işlem yapılamaması
Defter-Beyan Sistemini kullanan mükellefler Sistem dışında, kâğıt (213 Sayılı Kanunun 219 uncu maddesinde belirtilen belgeler hariç) veya elektronik ortamda kayıt yapamaz, defter tutamaz ve Sistem veya Elektronik Beyanname Sistemi harici yollarla kâğıt veya elektronik beyanname gönderemezler.
Bu mükellefler, Sistem haricinde kâğıt veya elektronik ortamda kayıt ve defter tutmaları halinde, hiç kayıt ve defter tutmamış sayılacakları gibi Defter-Beyan Sistemi veya Elektronik Beyanname Sistemi dışında gönderecekleri beyannameler hiç verilmemiş kabul edilir. Söz konusu kayıt ve işlemlerin yapılmamış, defterlerin tutulmamış ve beyannamelerin verilmemiş sayılması nedeniyle 213 sayılı Kanunun ilgili ceza hükümlerine göre ceza uygulanır.
Sistem kullanıcılarının kullanıcı kodu ve şifreden sorumlu olması
Defter-Beyan Sistemini kullanan;
● Mükellefler,
● Meslek mensupları,
● Meslek odaları,
● Mükellefler, meslek mensupları ya da meslek odalarının yetkilendirdiği çalışanları,
kendilerine verilen kullanıcı kodu ve şifrenin güvenliğinden sorumludurlar.
Sistem kullanıcıları, kullanıcı kodu ve şifrelerini başka amaçlarla kullanamazlar, herhangi bir üçüncü kişiye açıklayamazlar ve kullanımına izin veremezler, üçüncü kişilere devredemezler, kiralayamazlar ve satamazlar. Sistem kullanıcıları kullanıcı kodu ve şifrenin yetkisiz kişilerce kullanıldığını öğrendikleri anda (kullanıcı kodu ve şifrenin kaybedilmesi, çalınması vb. durumlar dâhil) Vergi İletişim Merkezine (189) veya ilgili vergi dairesine derhal bilgi vermekle yükümlüdür.
Sistemleri doğrudan kendisinin kullanması durumunda mükelleflerin sorumluluğu
Defter-Beyan Sistemine yapılan kayıtlar, oluşturulan defter, liste ve benzeri bilgiler, elektronik ortamda gönderilen beyanname, bildirim ve dilekçeler ile elektronik belgelerin içeriğinden, doğruluğundan ve Elektronik Beyanname Sisteminden verilen beyannameler ile Defter- Beyan Sisteminde yapılmış olan kayıtlar arasında oluşan farklılıklardan dolayı vergi ziyaına bağlı olarak salınacak vergi, kesilecek ceza ve hesaplanacak faizlerin ödenmesinden Sistemi doğrudan kendisinin kullanması durumunda mükellefler sorumlu olacaktır.
Sistemlerin yetki verilen kişiler aracılığıyla kullanılması durumunda tarafların sorumluluğu
Sistemin veya Elektronik Beyanname Sisteminin aracılık ve sorumluluk sözleşmesi imzalanarak yetki verilen kişiler aracılığıyla kullanılması durumunda;
Mükellefler, defter, beyanname, bildirim ve dilekçelere kaydedilmesi/yansıması gereken her türlü bilginin meslek mensubuna/odasına tam ve doğru bir şekilde sunulmasından sorumludur. Meslek mensubu/odası deftere kaydedilen bilgilerin dayanağı olan ilgili belgelere uygunluğundan ve gönderilmesine aracılık ettiği beyanname, bildirim ve dilekçelerin defter kayıtlarına ve kayıtların dayandığı belgelere uygun olmamasından ya da Elektronik Beyanname Sisteminden verilen beyannameler ile Defter-Beyan Sisteminde yapılmış olan kayıtlar arasında oluşan farklılıklardan dolayı vergi ziyaına bağlı olarak salınacak vergi, kesilecek ceza ve hesaplanacak faizlerin ödenmesinden mükellefle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumludur.
Bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.
Defter-Beyan Sistemi üzerinden yapılan işlemlerin, girilen kayıtların, deftere kaydedilmesi işleminin ve beyanname, belge, bildirim ile dilekçelerin verilmiş/düzenlenmiş/yapılmış sayılması için Sistem üzerinde onaylama işleminin yapılması gerekmektedir. Onaylanacak işlem, yapılması gereken kanuni/idari süresinin son günü saat 23:59’dan önce tamamlanmalıdır.
Elektronik ortamda yapılan işlemlerin tespit ve tevsikinde, Başkanlık/ vergi dairesi kayıtları esas alınır.
Kaynak: GİB – MÜKELLEFLERİN HAKLARI VE ÖDEVLERİ ELEKTRONİK UYGULAMALAR VE CEZAİ MÜEYYİDELER REHBERİ
Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
