e-DEFTER UYGULAMA KILAVUZU
…
C. ELEKTRONİK DEFTERE AİT OLUŞTURMA SÜREÇLERİ
e-Defter uygulamasında yapılan geliştirme ile birlikte, 22.5.2024 tarihi itibarıyla yüklenecek paketler için geçerli olmak üzere; e-Defter dosyalarının ve berat dosyalarının “eşanlı olarak” Başkanlık bilgi işlem sistemine yüklenmesi gerekmektedir.
e-Defter uygulamasında yapılan geliştirme ile birlikte, 22.5.2024 tarihi itibarıyla yüklenecek paketler için geçerli olmak üzere; e-Defter dosyalarının ve berat dosyalarının “eşanlı olarak” Başkanlık bilgi işlem sistemine yüklenmesi gerekmektedir.
Ancak Ocak 2025 dönemi ve takip eden dönemlere ilişkin olarak oluşturulacak yevmiye defteri, yevmiye defteri berat dosyaları, büyük defter ve büyük defter berat dosyalarından sadece yevmiye defteri, yevmiye defteri berat dosyaları ve büyük defter berat dosyaları Başkanlık bilgi
işlem sistemlerine yüklenecektir. Ocak 2025 ve sonraki dönemler için oluşturulacak ancak Başkanlık bilgi işlem sistemlerine yüklenmeyecek olan büyük defterler için e-Defter Saklama Uygulaması üzerinden de herhangi bir yükleme işlemi yapılmayacaktır.
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinin “4.4.1” numaralı fıkrasının (g) bendinde de ifade edildiği üzere, e-Defter ve berat dosyalarının kopyalarının Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi ya da büyük defter örneğinde olduğu gibi muhafaza edilmemesi mükelleflerin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz.
e-Defter ve berat dosyalarının oluşturulma ve eşanlı Başkanlık bilgi işlem sistemine yüklenme süreci Şekil-1’de özet olarak sunulmuştu
Adım 1 – 2 – 3: e-Defterler aylık dönemler itibarıyla oluşturulur. e-Defter Uygulaması ile Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinde hüküm altına alınan muhasebe kayıt zamanına ilişkin bir değişiklik öngörülmemektedir. Kayıtların öteden beri olduğu gibi, Vergi Usul Kanununda
belirlenen süreler dahilinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan muhasebe kayıtları, uyumlu yazılım programları aracılığıyla tebliğ ve kılavuzlarda belirtilen standartlarda ve XBRL formatında XML olarak e-Deftere dönüştürülür. Öncelikle yevmiye defteri oluşturulmalı, ardından yevmiye defteri üzerinden büyük defter dosyası oluşturulmalıdır. Yevmiye defteri ile büyük defter içerisindeki mali kayıtlar birebir aynı olmalıdır.
Örneğin; 1-10 Ocak 2024 tarihlerine ait Yevmiye defterinin, büyük defteri de aynı şekilde 1-10 Ocak 2024 tarihlerini ve aynı yevmiye maddelerini kapsamalıdır.
Adım 4: Oluşturulan XML dosya yani e-Defter dosyası, tüzel kişiler tarafından Mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise Mali Mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika ile imzalanır. Bu sayede oluşturulan e-Defterin kaynağının değişmezliği ve bütünlüğü sağlanmış olur.
Uyumlu yazılım firmaları, imzalama işleminden sonra, oluşan e-Defter dosyasını muhakkak Başkanlığın yayımlamış olduğu güncel şema ve şematron kontrollerinden geçirmelidir. Bu kontrollerin, Başkanlıktan onay almış uyumlu yazılım programları aracılığıyla yapılması gerekmekte olup aksi takdirde sorumluluk mükellef ile birlikte uyumlu yazılım firmalarına da ait olacaktır. Şema ve şematron kontrollerinden geçemeyen defterin, berat dosyası hiçbir şekilde oluşturulmamalıdır. Ayrıca uyumlu yazılım firmaları alınan hataları toplu ve anlaşılır bir dilde mükellefe sunmalıdır. Hatalar düzeltildikten sonra defter yeniden oluşturularak imzalanmalı, şema ve şematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir.
Şema ve şematron hatalarının veya defter oluşturulmadan önce uyumlu yazılım programlarının yaptığı ön kontroller sonucunda çıkan hataların, mükellefler tarafından düzeltilerek, e-Defter ve berat dosyası oluşturma sürecinin yeniden başlatılması gerekmektedir. Mükellef kaynaklı hatalı
veriye veya şema şematron kontrolü sonucunda alınan hataya, uyumlu yazılım programı tarafından müdahale edilmemesi; doğrudan uyarı mesajları ile mükellefin yönlendirilmesi ve hatanın mükellef tarafından düzeltilmesinin sağlanması gerekmektedir.
Not: Uyumlu yazılım firmaları edefter.gov.tr sitesinde yer alan e-Defter paketinden güncel şema, şematron ve xslt dosyalarına ulaşabilirler.
Adım 5 – 6: Defterlerin oluşturulmasının ardından, bu defterlere ait berat dosyaları oluşturulmalıdır. Berat dosyaları, deftere ait mali kayıtlar hariç olmak üzere bazı özet bilgileri (deftere ait imza/mühür değeri, firma bilgileri, muhasebeci bilgileri, oluşturulan defterin türü ve dönemine ait bilgiler, beratın kendi imza değeri) taşıyan bir elektronik belgedir. Yevmiye defteri için ayrı, büyük defter için ayrı berat dosyası oluşturulmalıdır.
Şema ve şematron kontrolünden başarıyla geçen defterin ilişkili olduğu berat dosyasının içerisinde, deftere ait imza/mühür değeri bulunmaktadır. Bu imza/mühür değeri defter ile berat dosyasının eşleştirilmesinde kullanılan bir anahtardır. Oluşturulan defterin imza/mühür değerini taşıyan berat dosyası, tüzel kişiler için Mali Mühür, gerçek kişiler için ise Nitelikli Elektronik
Sertifika veya Mali Mühür ile imzalanır. Defterlerde olduğu gibi berat dosyaları için de şema ve şematron kontrolleri yapılmalıdır. Bu kontroller yine aynı şekilde yazılım uyumluluk onayı alan firmaların sorumluluğundadır. Eğer şema ve şematron kontrolü sonucu hata alınırsa uyumlu
yazılım programı alınan hataları toplu ve anlaşılır bir dilde kullanıcıya sunmalıdır. Hatalar düzeltildikten sonra berat dosyası yeniden oluşturularak imzalanmalı, şema ve şematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir.
Uyumlu yazılımların kontrolünün ardından, berat dosyaları Başkanlık Bilgi İşlem Sistemlerine yüklenmeden önce mükelleflerin de defter ve berat dosyalarını görüntülemeleri ve muhasebe kayıtlarının, oluşturulan e-Defterlere tam ve uygun olarak aktarılıp aktarılmadığını kontrol
etmeleri gerekmektedir.
Mükellefler tarafından muhasebe kayıtları ile oluşturulan e-Defterler arasındaki kontrolün yapılabilmesi için uyumlu yazılım firmaları tarafından, e-Defterlere ait özet bilgilerin (oluşturulan defterin borç-alacak toplamı, yevmiye madde sayısı başlangıç-bitiş vb.) mükelleflere sunulması,
oluşması muhtemel hataları engelleyecektir.
Adım 7 – 8: e-Defter ve berat dosyaları, Başkanlığa iki yöntemle gönderilebilir:
1- GİB e-Defter Uygulaması aracılığıyla
2- Web Servis aracılığıyla
GİB e-Defter Uygulaması Aracılığıyla
GİB e-Defter Uygulaması, e-Defter uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, berat dosyalarını göndermek için kullandıkları platformdur. Bu platforma, tüzel kişiler tarafından Mali Mühürle, gerçek kişiler tarafından Nitelikli Elektronik Sertifika veya Mali Mühürle giriş yapılmaktadır. Ayrıca
GİB e-Defter Uygulamasına mükellefler, mükellefler tarafından kendilerine muvafakatname ile yetki verilen meslek mensupları ve e-Defter uyumlu yazılım firmaları tarafından Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresinin yanı sıra e-Devlet Kapısı şifresi ile de giriş yapılabilmektedir. Bu kapsamda Dijital Vergi Dairesi içerisinden e-Defter uygulamasına giriş yapılabileceği gibi, giriş sayfasında bulunan alan üzerinden de Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi ya da e-Devlet Kapısı şifresi ile e-Defter uygulamasına giriş yapılabilecektir.
Giriş yapıldıktan sonra bir aya ait yevmiye defteri ve yevmiye defteri berat dosyaları ile büyük defter berat dosyaları tüzel kişiler tarafından Mali Mühürle, gerçek kişiler tarafından Nitelikli Elektronik Sertifika veya Mali Mühürle imzalanarak/onaylanarak Başkanlık bilgi işlem sistemlerine yüklenir (Ocak 2025 ve takip eden dönemler için büyük defter dosyası yüklenmeyecek olup sadece yevmiye defteri, yevmiye defteri berat dosyaları ve büyük defter berat dosyaları yüklenecektir). Yüklenen defter ve berat dosyaları kontrol edildikten sonra berat dosyaları Başkanlık tarafından imzalanır. Mükellef, Başkanlık tarafından imzalanmış berat dosyalarını indirerek; e-Defterleri, defterlere ait beratları ve GİB onaylı beratları birlikte muhafaza etmek zorundadır. Tüm defter ve beratlar için olduğu gibi uyumlu yazılım programları GİB onaylı beratlar için de Yazılım Uyumluluk Kılavuzunda belirtilen hususları (şema ve şematron, beratın boş olup olmadığı, imza değeri vb.) kontrol etmekle sorumludur.
ÖNEMLİ NOT: e-Defter uygulamasından indirilen berat dosyasının kontrol sonucunun başarısız olması durumunda Başkanlık ile irtibata geçilmelidir.
e-Defter ve Berat dosyaları, Başkanlık sistemlerine yüklenmediği sürece, uyumlu yazılım programı üzerinden e-Defter dosyaları (yevmiye defteri) ve ilgili berat dosyaları (yevmiye defter beratıbüyük defter beratı) silinebilir. Silinen defter ve beratların yerine doğru defter ve beratlar yeniden oluşturulmalı ve sürecin sonunda muhakkak Başkanlık bilgi işlem sistemlerine yüklenerek, GİB onaylı berat dosyaları alınmalıdır. GİB onaylı berat dosyası edinilmediği sürece oluşturulan defterlerin yasal geçerliliği olmayacaktır.
e-Defterlerin hatalı veya eksik olduğunun anlaşılması halinde, yasal yükleme süresi geçmemiş ise ilgili berat dosyalarının e-Defter Uygulamasından silinmesi (berat dosyasının silinmesi halinde sistemde yer alan defter dosyası da geçersiz olacaktır) ve e-Defterlerin ve berat dosyalarının yeniden oluşturulup, Başkanlık sitemlerine yüklenmesi mümkün bulunmaktadır.
UYARI: Yasal yükleme süresi içinde yapılan silme işlemlerinde uyumlu yazılım firmalarının, söz konusu beratların e-Defter Uygulamasından da silinip silinmediğini kontrol etmeleri gerekmektedir.
…
Kılavuzun tamamına aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.
https://edefter.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Defter_Uygulama_Kilavuzu_V.1.12.pdf
