Bilindiği üzere işyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılması ve iz işlemlerinin zamanında yapılmaması, ünitelerde gerçekte ne kadar faal, ne kadar gayri faal işyeri dosyasının bulunduğunun bilinmesini engellendiği gibi borçlarının bulunmadığı hususunda talepte bulunan işverenlerle ilgili olarak yapılan sorgulamaların gecikmeli sonuçlandırılması, faal durumda bulunan ve ödeme yükümlülüklerini yerine getirmeyen işverenlerin borçlarının zamanında takip edilememesi gibi olumsuzluklara yol açabilmektedir.
Bu doğrultuda yukarıda belirtilen olumsuz durumların ortaya çıkmasının önlenmesi için işyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılması, ize ayrılması ve imha işlemlerinin zamanında yapılması önem arz etmekte olup söz konusu işlemler aşağıda belirtildiği şekilde yapılacaktır.
İşyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılması işlemleri
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin işyeri dosyalarının işlemden kaldırılması başlığını taşıyan 34 üncü maddesinde “özel nitelikteki inşaat işyerleri ile ihale konusu işyerleri hariç olmak üzere, kapanma, terk veya tasfiye olmadığı hâlde, işyerinde en az iki yıl süre ile sigortalı çalıştırılmadığı, işverenler tarafından bildirilen veya Kurumca tespit edilen işyeri dosyaları, sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarih itibarıyla ünitece Kanun kapsamından çıkarılır.” hükmü yer almıştır.
Buna göre işyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılmasına ilişkin işlemler aşağıda belirtildiği şekilde yapılacaktır.
En az iki yıllık süreden bu yana gayri faal olan işyerlerinin 5510 sayılı kanun kapsamından çıkarılması ve iz işlemleri
Yönetmeliğin yukarıda belirtilen hükmü uyarınca, en son aylık prim ve hizmet belgesinin verilmiş olduğu tarihten itibaren üzerinden iki yıl geçmiş olan işyeri dosyaları sistem tarafından otomatik olarak en son bildirim yapılan ay sonu itibariyle 5510 sayılı kanun kapsamından çıkartılmaktadır.
Ancak gerek özel bina inşaatı ile ihale konusu işlerin bitirilmesi, gerekse devamlı nitelikteki işyerlerinin kapanma, terk veya tasfiye olduğunun bildirilmesi veya tespit edilmesi halinde, bu nitelikteki işyeri dosyaları iki yıllık süre beklenilmeksizin bildirime veya tespite esas belgelerin işveren servisine intikal ettiği tarihten sonra sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarihten itibaren 5510 sayılı Kanun kapsamından çıkartılacaktır.
“Otomatik Kanun Kapsamından Çıkış” menüsü vasıtasıyla kapsamdan çıkış işleminin yapıldığı tarih itibariyle iki yıllık süreden bu yana aylık prim ve hizmet belgesi/muhtasar ve prim hizmet beyannamesi girişi yapılmamış olan tüm işyerlerinin, 5510 sayılı Kanun kapsamından çıkış işlemi otomatik olarak yapılacak ve bu şekilde 5510 sayılı Kanun kapsamından çıkartılmış işyeri dosyalarının listeleri alınacaktır.
Özel bina inşaatlarına ait işyeri dosyaları işin bitiş tarihi 2011/13 sayılı Kurum genelgesinin aşağıda belirtilen “8.1-Özel bina inşaatlarında işin başlama ve bitiş tarihlerinin
tespiti” başlıklı bölümünde belirtildiği şekilde belirlenerek kanun kapsamından çıkartılacaktır.
Özel bina inşaatlarında işin başlama ve bitiş tarihlerinin tespiti
“Gerektiğinde, inşaatın başladığı ve bitirildiği tarihin işverence resmî makamlardan alınacak belgelerle kanıtlanması istenebilir. İnşaatın başladığı ve bittiği tarihin resmî belge ile kanıtlanamaması, aksine bir tespit olmadıkça, yapı ruhsat tarihi inşaatın başladığı tarih, inşaatın bitiş tarihi ise işverence Kuruma yapılan başvuruda dilekçe tarihi beyan edilen tarihten itibaren bir ay içerisinde ise beyan edilen tarih, değilse dilekçenin Kuruma intikal ettirildiği tarih olarak kabul edilir. Söz konusu tarihlere işverenlerce itiraz edilmesi durumunda inşaatın başlama ve bitiş tarihleri ile ilgili Kurumun denetim ve kontrolle görevli memurlarınca yapılacak tespit sonucuna göre işlem yapılacaktır.
İhale konusu işyeri dosyalarında ise işin bitiş tarihi aynı genelgenin aşağıda belirtilen “8.2- İhale konusu işlerde işin başlama ve bitiş tarihlerinin tespiti” başlıklı bölümünde belirtildiği şekilde belirlenerek kanun kapsamından çıkartılacaktır.
İhale konusu işlerde işin başlama ve bitiş tarihlerinin tespiti
Fiilen işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin, işverence ihale makamlarından alınacak belgelerle kanıtlanması istenebilir. Bu tarihlerin resmî belge ile kanıtlanamaması hâlinde, aksine bir tespit olmaması durumunda yüklenici tarafından Kuruma müracaat tarihi işin başlama tarihi olarak kabul edilir. İşverence Kuruma yapılan başvuruda dilekçe tarihi beyan edilen tarihten itibaren bir ay içerisinde ise beyan edilen tarih, değilse dilekçenin Kuruma verildiği tarih işin bitiş tarihi olarak kabul edilir.
Diğer yandan otomatik olarak kanun kapsamından çıkarılmış işyeri dosyaları veya gerek özel bina inşaatı ile ihale konusu işlerin bitirilmesi, gerekse devamlı nitelikteki işyerlerinin kapanma, terk veya tasfiye olduğunun bildirilmesi veya tespit edilmesi halinde kanun kapsamından çıkış işlemi yapılan işyeri dosyalarının Kuruma borcunun bulunmaması halinde iz işlemi de yapılacaktır.
“İşyeri teftişten sarfınazar tutanağı” ve “İşyerinin kanun kapsamından çıkarılma fişi”
5510 sayılı Kanun kapsamından çıkış işlemlerinin hangi tarih itibariyle yapıldığı, kanun kapsamından çıkış tarihi, nedeni ve işlemi yapan personelin kullanıcı kodu sistemde kayıtlı tutulduğundan söz konusu bilgilerin istenildiği zaman görüntülenmesi mümkün bulunmaktadır.
Bu nedenle, işyerlerinin gerek otomatik gerekse de ayrı ayrı kanun kapsamından çıkartılması sırasında “işyeri teftişten sarfınazar tutanağı” ve “işyerinin kanun kapsamından çıkarılma fişi” düzenlenmeyecektir.
İşyeri dosyalarının imha işlemleri
İşyeri dosyalarının imha işlemlerinde 18/10/2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 17 ila 22 nci maddeleri uyarınca işlem yapılacaktır.
Diğer yandan işyeri dosyalarına ilişkin yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinde uyulacak saklama süreleri, Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı ve Devlet Arşivleri Başkanlığınca yayımlanan ortak alanlar için düzenlenmiş,
Kamu Kurum ve Kuruluşları Danışma, Denetim ve Yardımcı Hizmet Birimleri Tespit ve
Değerlendirme Formu’ndaki süreler olacaktır.
Kanun kapsamından çıkmış işyerlerinden aylık prim ve hizmet belgesi/muhtasar ve prim hizmet beyannamesi verilmesi
Bilindiği gibi Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin işyeri dosyalarının işlemden kaldırılması başlığını taşıyan 34 üncü maddesinde “özel nitelikteki inşaat işyerleri ile ihale konusu işyerleri hariç olmak üzere, kapanma, terk veya tasfiye olmadığı hâlde, işyerinde en az iki yıl süre ile sigortalı çalıştırılmadığı, işverenler tarafından bildirilen veya Kurumca tespit edilen işyeri dosyaları, sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarih itibarıyla ünitece Kanun kapsamından çıkarılır.”
hükmü yer almıştır.
Yönetmeliğin yukarıda belirtilen hükmü uyarınca, en son aylık prim ve hizmet belgesinin verilmiş olduğu tarihten itibaren üzerinden iki yıl geçmiş olan işyerine ait işyeri dosyaları sistem tarafından otomatik olarak en son bildirim yapılan ay sonu itibariyle kanun kapsamından çıkarılmaktadır.
Diğer yandan kanun kapsamdan çıkışı yapılmış ancak henüz ize ayrılmamış olan işyerlerinden aylık prim ve hizmet belgesinin verilmek istenilmesi durumunda “ işyeri dosyanız kanun kapsamından çıkmış olması nedeniyle giriş yapılamaz. Bağlı bulunduğunuz sosyal güvenlik merkezine müracaat ediniz” uyarısı verilerek işverenlerin işyeri dosyalarının işlemlerinin yürütüldüğü sosyal güvenlik merkezlerine müracaat edilmesi sağlanarak, kapsamdan çıkan işyeri dosyalarının kapsamdan çıkış kaydının kaldırılarak yeniden aylık prim ve hizmet belgesi verilmesi mümkün bulunmaktadır.
Bu kapsamda kapsamdan çıkmış ancak henüz iz yapılmamış olan işyeri dosyaları ile ilgili olarak işverenlerce aylık prim ve hizmet belgelerinin verilmesi hususunda müracaat edilmesi halinde kapsamdan çıkan işyeri dosyalarının kapsamdan çıkış kaydının kaldırılarak yeniden aylık prim ve hizmet belgesi verilmesi sağlanacaktır.
Kaynak: SGK İşyeri İşlemleri Genelgesi 2020-20 18.06.2020
Yasal Uyarı: Bu içerikte yer alan bilgi, görsel, tablolar, açıklama, yorum, analiz ve bir bütün olarak içeriğin tamamı sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme ve yönlendirmede bulunma amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen içerikte yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgi, tablo, görsel, görüş ve diğer türdeki tüm içeriklerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
