Dernekler Bilgi Sistemi Projesi (DERBİS) kullanıcı iş ve işlemleri, Dernekler Yönetmeliği’nin 96 ncı maddesi doğrultusunda İl Dernekler Müdürlüklerince yürütülmektedir. DERBİS şifresi, derneğin başkanı tarafından, derneğin merkezinin bulunduğu İl Dernekler Müdürlüğünden alınabilir.
Elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi, dernek başkanına dernek yönetim kurulu kararı ile verilir. Dernek başkanı, derneğin merkezinin bulunduğu yerin valiliğine, dernek karar defteri ve konuya ilişkin olarak alınmış yönetim kurulu kararı fotokopisi ile yazılı olarak başvurur. Dernek başkanlarına, il dernekler müdürlüklerince müracaat anında sistemden üretilecek kullanıcı kodu, parola ve şifreyi ihtiva eden kapalı bir zarf verilir.
Dernek tarafından elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi verilen ve kapalı zarf alan dernek başkanının değişmesi halinde, değişiklik mülki idare amirliğine bildirilir, daha önce verilen kullanıcı kodu, parola ve şifre iptal edilir. Derneğin talebi üzerine yeni kullanıcı kodu, parola ve şifre verilir.
