Akaryakıt Pompalarına Bağlı Ödeme Kaydedici Cihazlar Kullanılarak Verilen Fişlerin Fatura Yerine Geçen Belge Olarak Kabul Edilmesi

Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında 3100 sayılı Kanuna(1) göre akaryakıt pompaları ödeme kaydedici cihazlara bağlanan istasyonlarda yapılan akaryakıt satışlarında düzenlenecek ödeme kaydedici cihaz fişleri ve bu fişlerin faturaya dönüştürülmesi ile ilgili işlemler bu Tebliğin konusunu oluşturmaktadır. Bu Tebliğdeki “akaryakıt” tabiri “LPG” yi de kapsamaktadır.

1- Akaryakıt Pompalarına Bağlı Ödeme Kaydedici Cihazlar Kullanılarak Verilen Fişlerin Fatura Yerine Geçen Belge Olarak Kabul Edilmesi

Bilindiği üzere, 3100 sayılı Kanunla ilgili olarak yayımlanan 58 Seri No.lu Genel Tebliğin(2) 1/d bölümünde, mükelleflerin ticari, zirai ve mesleki faaliyetleriyle ilgili olarak satın aldıkları akaryakıt bedeli karşılığında düzenlenecek ödeme kaydedici cihaz fişlerinin gider belgesi olarak kabul edilmesinin, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun(3) Mükerrer 257 nci maddesi ile Bakanlığımıza tanınan yetkiye dayanılarak uygun görüldüğü açıklanmıştı.

Ancak, akaryakıt pompalarının ödeme kaydedici cihazlara bağlanması ile ilgili uygulamanın başlamasıyla birlikte Bakanlığımıza intikal eden olaylardan, pompalara bağlı ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle yapılan akaryakıt satışlarında ödeme kaydedici cihazlardan otomatik olarak çıkan fişlerin gider belgesi olarak kullanılmasında tereddüte düşüldüğü, söz konusu fişler alınmakla beraber satış tutarının fatura düzenleme haddini (2006 yılı için 520,00.-YTL) aşmamasına rağmen araç sahip veya sürücülerinin ödeme kaydedici cihaz fişi yerine fatura verilmesinde ısrar ettikleri, bu durumun istasyon işletmelerinde mükerrer belge düzenlenmesi nedeniyle muhasebe kayıtlarının yapılmasında ve iptal edilen belgelerin istendiğinde ibraz edilmek üzere muhafazasında ilave iş yükü getirdiği ve zaman kaybına neden olduğu anlaşılmıştır.

Bu hususlar dikkate alınarak, uygulama birliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki açıklamaların yapılmasına gerek duyulmuştur.

Vergi Usul Kanununun Mükerrer 257 nci maddesinin 1 numaralı bendinde; “Mükellef ve meslek grupları itibariyle muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, bu Kanuna göre tutulmakta olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulmasını veya düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye, bunlarda değişiklik yapmaya; …”, 3 numaralı bendinde ise “Tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, …” Maliye Bakanlığının yetkili olduğu hükümleri bulunmaktadır.

Anılan hükümlerle Bakanlığımıza tanınan yetkiye dayanılarak, akaryakıt pompalarının bağlı olduğu ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle otomatik olarak düzenlenen fişlerin, fatura düzenleme tutarının (2006 yılı için 520,00 YTL) altında veya üstünde olsa dahi “fatura yerine geçen belge” olarak kabul edilmesi ve bu şekilde belgelenen satışlar dolayısıyla nihai tüketiciler veya vergi mükelleflerince yapılan fatura düzenleme taleplerinin dikkate alınmaması uygun görülmüştür.

Buna göre, nihai tüketicilerin tüketim amacıyla, mükellef olanların ise ticari, zirai ve mesleki faaliyetleriyle ilgili olarak satın aldıkları akaryakıt karşılığında düzenlenecek (üzerinde “TAŞIT VEYA MÜŞTERİ TANIMA SİSTEMİ FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” ibaresi bulunanlar hariç) söz konusu ödeme kaydedici cihaz fişleri, üzerinde yazılı tutar ne olursa olsun fatura yerine geçen belge olarak kabul edilecek, ayrıca faturaya dönüştürülmesi istenmeyecek ve yapılan incelemeler ve kontroller sırasında bu fişleri gider belgesi olarak kullananlardan fatura ibrazı talep edilmeyecektir.

2- Taşıt veya Müşteri Tanıma Sistemleri Kullanılarak veya Özel Anlaşmalara Dayanılarak Yapılan Akaryakıt Satışlarında Belge Düzeni

Akaryakıt istasyon işletmeleri veya dağıtım şirketleri, bazı kamu kurumları veya özel firmalara, işleriyle ilgili taşıtları için taşıt tanıma, müşteri tanıma vb. sistemleri veya özel olarak geliştirilen kartları kullanarak ya da özel anlaşmalara dayanarak akaryakıt satabilmektedirler. Anılan işletmelerin bahse konu satışlarını aşağıdaki açıklamalar çerçevesinde belgelendirmeleri de mümkün bulunmaktadır.

Akaryakıt pompaları ödeme kaydedici cihazlara bağlanmış olan istasyonlardan;

a) Taşıt tanıma, müşteri tanıma vb. sistemler kullanılarak (fiş üzerinde “TAŞIT VEYA MÜŞTERİ TANIMA SİSTEMİ FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” ibaresi bulunan),

b) Bazı kurumlar tarafından geliştirilen özel kartlar kullanılarak (akıllı kart vb.),

c) Taşıt tanıma, müşteri tanıma vb. sistemler olmaksızın müşteriler ile akaryakıt dağıtım şirketleri veya istasyon işletmecileri arasında yapılan özel anlaşmalara dayanılarak,

gerçekleştirilen (ve pompalara bağlı ödeme kaydedici cihazlardan otomatik olarak çıkan fişlerle belgelendirilen) ve faturası mal teslimini müteakiben belirli periyotlarla düzenlenen akaryakıt satışlarına münhasır olmak üzere, bu satışlara ilişkin faturanın (katma değer vergisi açısından vergilendirme dönemi aşılmamak şartıyla) onbeş gün içinde dağıtım şirketleri ve/veya akaryakıt istasyon işletmelerince Vergi Usul Kanununa göre toplu olarak düzenlenmesi uygun bulunmuştur.

Bu şekilde akaryakıt satışı yapılan kişiler adına düzenlenecek faturanın her iki nüshasının ekinde; faturaya dönüştürülen fişlerin tarihi, numarası (“TAŞIT VEYA MÜŞTERİ TANIMA SİSTEMİ FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” ibaresi olan fişlerin faturaya dönüştürülmesinde, fişlerin tarih ve numarasının belirtilmesine gerek yoktur), taşıtın plaka no.su, akaryakıt cinsi, miktarı ve tutarı liste halinde belirtilecektir. Akaryakıt istasyonu işletmeleri veya dağıtım şirketleri bahse konu listeleri, faturanın düzenlendiği tarih itibariyle hazırlayacaklar ve kaşeleyip imzaladıktan sonra gerektiğinde ibraz edilmek üzere ilgili faturayla birlikte muhafaza edeceklerdir. İşletmeler, muhasebe kayıtlarında bu faturalarda yazılı miktar ve tutarları esas alacaklardır.

Yukarıda belirtildiği şekilde faturası sonradan düzenlenen (Taşıt tanıma, müşteri tanıma vb. sistemler kullanılmadan özel anlaşmalara dayanılarak yapılan) akaryakıt satışlarına ait ödeme kaydedici cihaz fişleri, akaryakıt istasyonu işletmelerince üzerine “İPTAL” şerhi düşülerek iptal edilmek suretiyle adına fatura düzenlenen kişi veya kuruluşlara verilecektir. Bahse konu fişler, adına fatura düzenlenen kişi veya kuruluşlarca ilgili faturaya eklenmek suretiyle saklanacaktır. Şu kadar ki dileyen istasyon işletmeleri, akaryakıtın teslimi anında cihazdan çıkan ödeme kaydedici cihaz fişlerinin asıllarını, adına fatura düzenlenen kişi veya kuruluşlara, faturanın düzenlenmesi aşamasında da verebilirler. Bu takdirde akaryakıt teslimi yapılan araçta, istasyon sahibi ile müşteri arasında (faturası sonradan düzenlenen akaryakıt satışına dair) yapılan anlaşma metninin bir örneğinin bulunması şarttır. Ödeme kaydedici cihaz fişlerinin üzerine veya arkasına, yapılacak ödemelere ilişkin olarak akaryakıt istasyonu işletmelerince (veresiye, kredi vb.) kaşe veya şerhlerin düşülmesi de mümkün bulunmaktadır.

Üzerinde “TAŞIT VEYA MÜŞTERİ TANIMA SİSTEMİ FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” ibaresi olan fişlerin üzerine iptal şerhi düşülmesine ve bunların, adına fatura düzenlenen kişi veya kuruluşlarca ilgili faturaya eklenerek saklanmasına gerek bulunmamaktadır.

Adına fatura düzenlenen kişi ve kuruluşların söz konusu belgeleri gider belgesi olarak kullanabilmeleri için fatura üzerindeki tutar ile ekindeki iptal edilmiş ödeme kaydedici cihaz fişlerinin toplam tutarının birbirine eşit olması gerekmektedir. Ödeme kaydedici cihaz fişlerinin toplam tutarının faturada yazılı tutardan daha az olması halinde, adına fatura düzenlenen kişi veya kuruluşlar muhasebe kayıtlarında fişlerin toplam tutarını esas alacaklardır.

Akaryakıt istasyonlarından taşıt tanıma, müşteri tanıma vb. sistemler kullanılarak veya özel anlaşmalar çerçevesinde gerçekleştirilen, pompalara bağlı ödeme kaydedici cihazlardan otomatik olarak çıkan fişlerle belgelendirilen ve faturaları mal teslimini müteakiben belirli periyotlarla düzenlenen satışlarla ilgili olarak sözleşme dolayısıyla tahsil edilmesi gereken “fiyat farkı” ile satış bedeli üzerinden yapılacak “iskontolar”, sözleşmenin tarih ve sayısı da belirtilmek suretiyle (iskonto, akaryakıt zammı vb. ibarelerle) fatura üzerinde gösterilecektir. Faturaya ekli ödeme kaydedici cihaz fişlerinin toplam tutarının (bir kısım fişlerin muhafaza edilememesi nedeniyle) fiyat farkı ve iskonto tutarlarının dahil edilmesinden önceki fatura tutarından az olması durumunda, müşterinin muhasebe kayıtlarında, “mevcut ödeme kaydedici cihaz fişlerinin toplam tutarı/fiyat farkı ve iskonto tutarları dahil edilmeden önceki fatura tutarı” şeklinde bulunan oranın, fiyat farkı ve iskonto tutarları dahil edildikten sonraki fatura tutarı ile çarpılması suretiyle hesaplanan tutar dikkate alınacaktır.

3- Bedeli Peşin Ödenen Akaryakıt Satışlarında Belge Düzeni

Bazı kamu kurumları ve firmalar taşıt tanıma, müşteri tanıma vb. sistemler kullanılarak veya özel anlaşmaya dayanarak daha sonra alacakları akaryakıtın bedelini peşin ödeyip faturasını düzenletmek şeklinde de anlaşma yapabilmektedirler.

Bedeli peşin ödenip faturası düzenlenmiş bulunan satışlarla ilgili olarak bilahare taşıtlara yapılacak akaryakıt teslimlerinde, pompalara bağlı ödeme kaydedici cihazlardan otomatik olarak çıkacak fişlerin daha önce düzenlenmiş bulunan faturalarla ilişkilendirilmesi gerekmektedir. Buna göre dağıtım şirketleri ve/veya akaryakıt istasyon işletmelerinin bedelini peşin tahsil ederek düzenlemiş oldukları faturalara eklenmek üzere, her ayın sonu itibariyle o ay içerisinde yapılan satışlara ilişkin olarak (Bu tebliğin (2) numaralı bölümünde belirtildiği şekilde) iki örnek liste hazırlayacaklardır. Söz konusu listeler işletmelerce, imzalanıp kaşelendikten sonra bir örneği daha önce düzenlenmiş bulunan faturanın işletmede kalan nüshasına eklenecek, diğer örneği de faturanın ilk nüshasına eklenmek üzere alıcıya verilecektir. Akaryakıt teslimi sırasında otomatik olarak çıkan fişler, bu tebliğin (2) numaralı bölümünde belirtildiği şekilde akaryakıt istasyonu işletmelerince iptal edilerek, adına fatura düzenlenen kişi veya kuruluşlarca saklanacaktır.

Dağıtım şirketleri ve/veya akaryakıt istasyon işletmeleri ile alıcılar arasındaki anlaşmanın, satılacak akaryakıtın miktarı itibariyle yapıldığı hallerde, önceden düzenlenen faturada yazılı tutar ile bu faturaya istinaden yapılan akaryakıt teslimlerine ilişkin ödeme kaydedici cihaz fişlerinde yazılı tutarların toplamı arasında (akaryakıtın teslim edildiği tarihlerdeki birim fiyatının farklı olması dolayısıyla) farklılık olması durumunda, muhasebe kayıtlarında fatura üzerinde yazılı tutar esas alınacaktır.

4- Tankerlerden Yapılan Akaryakıt Satışları

İstasyon dışında müşterinin istediği mahalde teslim edilmek üzere tankerlerle taşınan veya taşıttırılan akaryakıt satışlarında aşağıda belirtildiği şekilde işlem yapılacaktır.

a) Pompadan akaryakıt alınabilmesi için taşıtın plaka numarasının veya alıcıya ilişkin bilgilerin ödeme kaydedici cihaza girilmesi zorunlu olduğundan, tankere dolum yapılırken satış yapılacak müşterilere ait plaka no (plakası yoksa “PLAKASIZ” ifadesi yazılacaktır) ve ad-soyad/unvan (unvan bilgilerinin kısaltılarak yazılması mümkündür) bilgileri girilecek ve satılan akaryakıtın cins miktar ve tutarlarını gösterecek şekilde her bir müşteri için ayrı ayrı ödeme kaydedici cihaz fişi düzenlenecektir.

b) Ödeme kaydedici cihaz fişlerinde görülen müşterilerin her biri için Vergi Usul Kanununa göre sevk irsaliyesi düzenlenecek ve araçta bir örneği bulundurulacaktır.

c) Düzenlenen ödeme kaydedici cihaz fişleri akaryakıtın teslimi anında müşteriye verilecektir.

d) Müşterinin ödeme kaydedici cihaz fişinde gösterilen miktardan daha az akaryakıt alması halinde alınmayan akaryakıtın karşılığı olarak;

– Müşterinin gelir, kurumlar veya katma değer vergisinden dolayı mükellefiyetinin bulunması halinde, müşteri tarafından akaryakıt istasyonu işletmecisi adına iade amacıyla fatura (serbest meslek erbabı ise serbest meslek makbuzu),

– Müşterinin, gelir, kurumlar veya katma değer vergisinden dolayı mükellefiyetinin bulunmaması halinde ise akaryakıt istasyonu işletmecisi tarafından Vergi Usul Kanununun 234 üncü maddesinde belirlenen asgari bilgileri ve müşterinin imzasını içerecek şekilde gider pusulası (gelir vergisi tevkifatı yapılmaksızın),

düzenlenecektir.

Bu şekilde düzenlenen fatura, serbest meslek makbuzu veya gider pusulalarının üzerinde, ilgili ödeme kaydedici cihaz fişinin tarih ve numarası ile iade edilen akaryakıta ilişkin katma değer vergisi (satış bedelinden ayrı olarak) gösterilecektir.

e) Müşteriler tarafından alınmayan ve yukarıda belirtildiği şekilde belgelenen akaryakıt, başkaca bir işleme gerek kalmaksızın akaryakıt istasyonundaki tanka boşaltılacaktır.

5- Test ve Sevk Amaçlı Alımlar

Akaryakıt istasyonlarındaki pompalardan, taşıtlara yapılan satışların dışında test ve sevk amaçlı akaryakıt alımları da olabilmektedir. Pompalardan test amaçlı bir alım olduğu takdirde fişin plaka bilgisi bölümüne “TEST” ibaresi girilerek akaryakıt alımı gerçekleştirilecek ve testin tamamlanmasını müteakip alınan akaryakıt tanka boşaltılacaktır.

Aynı mükellefin diğer istasyonları veya depolarına sevk edilmek üzere pompalardan bir alım yapıldığı takdirde fişin plaka bilgisi bölümüne “SEVK” ibaresi ile birlikte taşımanın yapılacağı aracın plaka numarası ve taşınacak yerin adı girilecektir. Pompalardan gerçekleştirilecek sevk amaçlı alımlar, yalnızca birden fazla istasyona veya depoya sahip akaryakıt istasyonu işletmecilerinin bu depo veya istasyonları arasında gerçekleştirecekleri sevkiyatlara yönelik olarak yapılabilecek, bunun dışında pompalardan sevk amaçlı herhangi bir çıkış yapılamayacaktır. Sevk yapılacak yer için ayrıca Vergi Usul Kanununa göre sevk irsaliyesi düzenlenecektir.

6- Yanlış Plaka Numarası Girilmesi

Ödeme kaydedici cihazların hafıza ünitelerinin silinemez ve değiştirilemez özellikte olması sebebiyle pompalara bağlı ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle düzenlenen fişler üzerinde yer alan yanlış plaka bilgilerinin cihaz üzerinden düzeltilmesi mümkün bulunmamaktadır.

Bu nedenle yanlış plaka bilgisi ihtiva eden ödeme kaydedici cihaz fişlerinin düzeltilmesi için, hatalı fiş iptal edilerek bunun yerine Vergi Usul Kanununa göre fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenecek faturanın üzerinde iptal edilen ödeme kaydedici cihaz fişinin tarih ve numarası da yer alacaktır. Hatalı fiş, istenildiğinde ibraz edilmek üzere akaryakıt istasyonu işletmecisi tarafından faturanın ikinci nüshasına eklenmek suretiyle saklanacak, söz konusu hatalı işlemlerin sık olması veya tereddüt uyandırması halinde ilgili mükellef hesapları incelemeye alınacaktır. Şu kadar ki bahse konu düzeltme taleplerinin Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinde hükme bağlanan kayıt nizamına ilişkin süreler içerisinde yapılması ve bu süreler içinde yapılmayan düzeltme taleplerinin dikkate alınmaması gerekmektedir.

Yanlış plaka numarası ihtiva eden ödeme kaydedici cihaz fişi düzenlediği ve bunları yukarıda belirtildiği şekilde düzeltmediği tespit edilen mükelleflere her bir tespit için ayrı ayrı olmak ve mükellef grupları dikkate alınmak suretiyle Vergi Usul Kanununun 352/II-7 maddesine göre ikinci derece usulsüzlük cezası kesilecektir.

7- Ödeme Kaydedici Cihazlardan “X” , “Z” ve “Mali Hafıza” Raporlarının Alınması

Ödeme Kaydedici cihazlardan teknik ve fonksiyonel özelliklerinin gereği olarak “X”, “Z” ve “Mali Hafıza” raporlarının alınması mümkün bulunmaktadır. Bu raporlardan “X” raporunda gün içi, “Z” raporunda gün sonu, “Mali Hafıza” raporunda ise geçmiş günlere dair (günlük, aylık, yıllık veya belirli tarih aralıkları itibariyle) bilgiler yer almaktadır.

Akaryakıt pompalarına bağlı ödeme kaydedici cihazlardan alınacak raporlar hakkında aşağıdaki açıklamaların yapılması uygun görülmüştür.

– “Z” raporları günlük kapanış raporu olup günlük hafızayı sıfırlamakta ve toplam bilgileri mali hafızaya atmaktadır. Her “Z” raporu mali hafızada yer işgal ettiğinden günde birkaç defa “Z” raporu alınması, mali hafızaların normalden çok önce dolması sonucunu doğurmakta ve işletmelere ilave bir maliyet getirmektedir.

Bu nedenle “Z” raporlarının, günde bir defa (çalışma saati sonu itibariyle) ve gece saat 24:00’e kadar alınması esas olmakla birlikte, bu raporların devamlı çalışan akaryakıt istasyonu işletmelerince tutarlılık ilkeleri çerçevesinde saat 24:00’den sonra (sabah saat 09:00’u geçirmemek şartıyla) alınması da mümkün bulunmaktadır. Bu şekilde saat 24:00 den sonra alınan “Z” raporlarında yer alan hasılat, bir önceki günün hasılatı olarak kayıtlara alınacaktır.

– Pompacıların vardiya değişimi, işletme içi kontroller veya benzeri sebeplerle gün içinde herhangi bir saatte rapor alınması gereken durumlarda “X” raporu alınacaktır. Bu raporlar bilgi amaçlı olup mali hafızada yer işgal etmediğinden gün içinde birden fazla alınmasında bir sakınca bulunmamaktadır. Ancak vardiya değişiminin ertesi güne taşması halinde arada “Z” raporu alınması gerekeceğinden ilki gün sonunda “Z” raporu alınmadan hemen önce ikincisi vardiya değişimi anında olmak üzere iki adet “X” raporu alınması gerekmektedir.

– Denetim amaçlı olarak geçmişe dair bilgi istenmesi halinde ise mali hafıza raporu alınacaktır.

Söz konusu raporların nasıl alınacağı cihazla birlikte işletmelere teslim edilen ödeme kaydedici cihaz kullanma kılavuzlarında yer almaktadır.

Tebliğ olunur.

(1) 15 Aralık 1984 tarih ve 18606 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.
(2) 30 Kasım 2003 tarih ve 25302 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.
(3) 10 Ocak 1961 tarih ve 10703 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.