1- TTK’YA GÖRE TACİR HANGİ BELGELERİ SAKLAMAKLA YÜKÜMLÜDÜR?
Her tacir;
1.1- Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
1.2- Alınan ticari mektupları,
1.3- Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
1.4- TTK’ ya göre tutulması gereken defterler ve (64’üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan) kayıtların dayandığı belgeleri,
sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.
2- TİCARİ MEKTUP NEDİR?
Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır.
3- TUTULMASI VE SAKLANMASI ZORUNLU OLAN BELGELER NE ŞEKİLDE SAKLANABİLİR?
Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, yukarıda sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler; şu şartla ki;
3.1- Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler;
3.2- Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.
3.3- Kayıtlar TTK 65’ inci maddenin dördüncü fıkrasının ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir. Bu tür yazdırılmış bilgiler birinci cümleye göre de saklanabilir.
4- TİCARİ DEFTER VE ENVANTERLER KAÇ YIL SAKLANMALIDIR?
4.1- Ticari defterler,
4.2- Envanterler,
4.3- Açılış bilançoları,
4.4- Ara bilançoları,
4.5- Finansal tablolar,
4.6- Yıllık faaliyet raporları,
4.7- Topluluk finansal tabloları,
4.8- Yıllık faaliyet raporları,
4.9- Bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgeleri,
10 yıl saklanır.
5- BELGE VE FİNANSAL TABLOLARIN SAKLAMA SÜRESİ NE ZAMANDAN İTİBAREN BAŞLAR?
Saklama süresi,
5.1- Ticari defterlere son kaydın yapıldığı,
5.2- Envanterin çıkarıldığı,
5.3- Ara bilançonun düzenlendiği,
5.4- Yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı,
5.5- Konsolide finansal tabloların hazırlandığı,
5.6- Ticari yazışmaların yapıldığı,
5.7- Muhasebe belgelerinin oluştuğu
takvim yılının bitişiyle başlar.
6- TACİRİN SAKLAMAKLA YÜKÜMLÜ OLDUĞU DEFTERLER, DOĞAL AFET YA DA HIRSIZLIK SEBEBİ İLE KANUNİ SAKLAMA SÜRESİ İÇİNDE ZIYAA UĞRARSA NE YAPILMASI GEREKLİDİR?
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
7- GERÇEK KİŞİ TACİRİN ÖLÜMÜ HALİNDE DEFTER VE BELGELERİ KİMLER NE KADAR SÜRE SAKLAMAK ZORUNDADIR?
Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince 10 yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.
Kaynak: Türk Ticaret Kanunu
Yasal Uyarı: Bu yazıdaki bilgiler sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen bilgilerden yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgilerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.
